La conservation des documents personnels

La conservation des documents personnels n’est pas toujours prise au sérieux malgré l’importance qu’elle revêt. En fait, les documents personnels permettent de prouver l’existence d’un droit vous concernant ou le respect d’une obligation.

Que ce soit un contrat de travail, un contrat d’achat-vente ou de location d’un appartement ou encore une facture, leur conservation peut avoir une grande importance et vous sortir d’ennuis dont vous n’imaginez même pas la portée!

Les délais de conservation des documents personnels varient en fonction de leur nature. Vous devez conserver certains documents pendant toute votre vie, alors que d’autres ont des délais de conservation plus courts prévus par la réglementation en vigueur.

Vous allez trouver dans cet article ces délais afin de vous éviter des problèmes à l’avenir.

Conservation des documents liés à votre situation familiale

Les documents concernant votre famille ou situation familiale doivent être conservés toute votre vie. C’est le cas pour la plupart des actes, dont voici les plus importants :

  • actes d’état civil (copies intégrales et extraits),
  • contrats de mariage (documents concernant les biens apportés ou acquis lors du mariage, que ce soit par donation ou par legs),
  • jugements de divorce ou d’adoption,
  • livrets de famille,
  • attestation de nationalité française (en cas de naturalisation),
  • les diplômes.

Conservation des documents liés à votre logement ou biens immobiliers

Les preuves du paiement des charges de copropriété, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété et même les correspondances avec le syndic sont des documents importants. Ils doivent être conservées 10 ans.

Si vous louez votre logement, sachez que vous devez conserver les quittances de loyer, les contrats de location, les états des lieux pendant au moins 3 ans après la durée de la location. Ce délai est valable pour les logements que vous avez loués comme résidence principale, qu’ils soient vides ou meublés.

Pour ce qui est des attestations d’entretien annuel des chaudières, le délai de conservation est de 2 ans, tous comme les factures liés aux petits travaux. Pour ce qui est des factures des travaux de gros-œuvre, le délai est de 10 ans.

D’autre part, sachez que les titres de propriété de vos biens immobiliers doivent être conservés à vie.

En ce qui concerne les factures d’électricité, de gaz et d’eau, il est conseillé de les conserver au moins 5 ans. C’est le délai dont vous disposez pour contester une facture. En plus, sachez que votre fournisseur dispose de 2 ans pour réclamer un paiement s’il s’agit d’un fournisseur privé et de 4 ans pour un fournisseur public.

Conservation des documents personnels lié à votre assurance

En matière d’assurance, les documents à conserver sont les contrats d’assurances, les quittances, les avis d’échéance. Le délai de conservation est de 2 ans à compter de la date du document.

Toutefois, pour les contrats d’assurance vie, le délai de conservation est de 10 ans pour le bénéficiaire de l’assurance. Ce délai court à partir du moment où il a eu connaissance du contrat.

Conservation des documents personnels concernant vos impôts

Les déclarations de revenus et avis d’imposition sur le revenu ne sont pas des documents qu’on aime toujours regarder… Pourtant, il est important de les conserver au moins 3 ans à partir de l’année qui suit l’année d’imposition.

Quant aux avis d’impôts locaux comme la taxe d’habitation ou la taxe foncière, ils sont à conserver 1 an. Toutefois, ce délai est augmenté à 3 ans en cas de dégrèvement, d’exonération ou d’abattement.

Conservation des documents personnels concernant votre activité professionnelle

Si vous êtes salarié/e, vous devez conserver les contrats de travail, les bulletins de salaire  et les certificats de travail jusqu’à la liquidation de la retraite.

D’autre part, les attestations de Pôle emploi doivent être conservées jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage.

Sachez que ces documents vous sont très utiles pour le calcul de vos droits à la retraite.

Si vous voulez connaître en détail les délais de conservations des documents personnels par thématique et les textes de référence, vous pouvez les trouver sur le portail service-public.fr.

Si vous avez une entreprise, vous savez probablement qu’il existe des délais de conservation légaux pour les documents la concernant. Vous pouvez trouver tous les détails sur les documents et les délais sur le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics.

Modalités de conservation des documents grâce à la numérisation des factures papier

Depuis l’arrêté du 22 mars 2017 la conservation des documents personnels a évolué. Ainsi, cet arrêté fixe les modalités de numérisation des factures papier ainsi que les règles de leur conservation.

Les contribuables assujettis à la T.V.A. qui veulent numériser leurs factures papier dès leur envoi ou réception peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale. Ce délai est de 6 ans.

En fait, cet arrêté a pour objectif de favoriser la dématérialisation de ces processus. En plus des gains de productivité obtenus grâce à l’archivage numérique, la dématérialisation est moins onéreuse qu’un archivage de documents papier. Cette mesure permet de gagner du temps et de l’argent pour les contribuable assujettis à la T.V.A.

L’arrêté prévoit les modalités de numérisation des factures papier.

Dans tous les cas, prévoyez aussi de conserver vos documents scannés dans le cloud. Cette simple mesure de précaution vous évitera plein d’ennuis en cas de perte, de vol, d’incendie ou autre catastrophe naturelle…

En conclusion, vous devez conserver les documents personnels, qu’ils concernent votre vie personnelle ou professionnelle.